Innovationen im Vertragsmanagement durch den Einsatz von KI

KI-gestütztes Vertragsmanagement: Effizienzsteigerung und Risikominimierung in Unternehmen

Im modernen Geschäftsumfeld sind Verträge das Fundament jeder geschäftlichen Beziehung. Ihre Verwaltung, von der Erstellung über die Verhandlung bis hin zur Einhaltung von Fristen und Verpflichtungen, ist jedoch oft zeitaufwendig, ressourcenintensiv und fehleranfällig. Angesichts steigender Vertragsvolumina und zunehmender Komplexität suchen Unternehmen nach Lösungen, die diese Prozesse optimieren können. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hierfür transformative Möglichkeiten, indem sie das Vertragsmanagement durch Automatisierung, präzise Analyse und verbesserte Übersichtlichkeit revolutioniert.

Die Evolution des Vertragsmanagements durch KI

Traditionelle Vertragsmanagementprozesse sind oft durch manuelle Aufgaben gekennzeichnet, die zu Verzögerungen, Inkonsistenzen und erhöhten Risiken führen können. Die manuelle Überprüfung von Verträgen, das Suchen nach spezifischen Klauseln oder das Nachverfolgen von Fristen bindet wertvolle Arbeitszeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. KI-gestützte Tools sind in der Lage, diese Herausforderungen zu adressieren, indem sie Sprache im großen Maßstab analysieren, Schlüsselbegriffe strukturieren, ungewöhnliche Klauseln hervorheben und die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen und anderen Geschäftsbereichen erleichtern.

Die Implementierung von KI im Vertragsmanagement ist keine bloße Software-Entscheidung, sondern eine strategische Verpflichtung, die langfristige operative Vorteile verspricht. Angesichts der Tatsache, dass sich Vertragsprozesse mit der Geschäftsentwicklung ständig verändern, ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der Iterationen, Integrationen und die teamübergreifende Akzeptanz unterstützt. Effektive Tools zeichnen sich durch bestimmte Kernfunktionen aus:

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Eine gute Plattform muss sich an spezifische Arbeitsabläufe anpassen und mit dem wachsenden Vertragsvolumen und der Komplexität eines Unternehmens skalieren können.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv sein, um eine unternehmensweite Akzeptanz durch Rechts-, Vertriebs- und Beschaffungsteams zu gewährleisten.
• Sicherheit und Support: Anbieter sollten über nachweisliche Sicherheitsnachweise und einen Ruf für exzellente Schulungen und Kundenbetreuung verfügen.
• Integrationsfähigkeit: Das Tool muss sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens integrieren lassen, um einen reibungslosen Datenfluss und eine einzige Quelle der Wahrheit zu gewährleisten.

Fünf führende KI-gestützte Tools im Vertragsmanagement

Im Folgenden werden fünf herausragende KI-gestützte Tools vorgestellt, die sich durch ihre Fähigkeiten in den Bereichen KI-Funktionalität, einfache Implementierung, Integrationsbereitschaft und Unterstützung der Nachvertragsphase auszeichnen:

1. Agiloft

Agiloft hat sich im Contract Lifecycle Management (CLM) durch seine Konfigurierbarkeit und seinen Ansatz, Daten als Asset zu betrachten, einen Namen gemacht. Dies ist besonders relevant in Umgebungen, in denen Vertrieb, Beschaffung, Finanzen und Rechtsabteilungen unterschiedliche Ansichten desselben Vertrags benötigen und wo Genehmigungen sowie Klauselpositionen sich im Laufe der Zeit ändern können.

• KI-Funktionen: Agiloft’s AI Core extrahiert und analysiert Vertragsdaten im gesamten Lebenszyklus, wandelt Dokumente in durchsuchbare Felder und Automatisierungstrigger um. ConvoAI bietet eine konversationelle Schnittstelle für Anfragen an das Vertragsarchiv in natürlicher Sprache.
• Besondere Stärke: No-Code-Modell, das es Vertragsteams ermöglicht, Aufnahmeformulare, Genehmigungsroutinen, Verlängerungsschritte und Berichtsfelder ohne IT-Tickets anzupassen.
• Ideal für: Wachstumsstarke Unternehmen, die Flexibilität benötigen.

2. Ironclad

Ironclad richtet sich an Teams, die die Vertragserstellung für das gesamte Unternehmen zugänglich machen möchten. Die Rechtsabteilung setzt zwar die Leitplanken, doch Vertrieb und Beschaffung treiben den Prozess oft voran. Das Unternehmen hat stark in die Konsolidierung von Verhandlung, Genehmigung und Versionsverwaltung in einem einzigen Arbeitsbereich investiert, um eine Zersplitterung des Prozesses in E-Mail-Threads und verstreute Anhänge zu vermeiden.

• KI-Funktionen: AI Assist beschleunigt die Überprüfung, indem es riskante oder nicht-standardmäßige Klauseln kennzeichnet und der Rechtsabteilung hilft, sich auf die kritischen Bereiche zu konzentrieren.
• Besondere Stärke: Benutzerfreundliche Workflow-Automatisierung, die wiederholbare Prozesse wie Vorlagen und strukturierte Schritte von der Entwurfserstellung bis zur Unterschrift unterstützt.
• Ideal für: Teams, die Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit priorisieren.

3. Icertis

Icertis ist für die Komplexität großer Unternehmen konzipiert. Globale Nutzer benötigen oft Vertragsmanagement, das mehrere Regionen und Sprachen, geschichtete Genehmigungsrichtlinien und Integrationen unterstützt, die vertragliche Verpflichtungen mit anderen Teams verbinden.

• KI-Funktionen: Die Icertis Contract Intelligence Plattform verbindet Vertragsbedingungen mit Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass Verpflichtungen und Berechtigungen nicht in PDFs gefangen bleiben.
• Besondere Stärke: Tiefgreifende Integrationsmöglichkeiten, die sicherstellen, dass Verlängerungen, Preisbindungen, Compliance-Bedingungen und Lieferantenverpflichtungen in den relevanten Systemen widergespiegelt werden.
• Ideal für: Große, global agierende Unternehmen.

4. LinkSquares

LinkSquares zeichnet sich besonders in der Nachvertragsphase aus. Auch Unternehmen mit einem soliden Unterschriftsprozess können Schwierigkeiten haben, wenn die Führungsebene eine Portfolioansicht von Verlängerungen, Entschädigungspositionen, Haftungsobergrenzen oder Sicherheitsverpflichtungen von Anbietern verlangt.

• KI-Funktionen: Nutzt KI, um ausgeführte Verträge zu lesen und Schlüsselinformationen in durchsuchbare und berichtsfähige Felder zu extrahieren. Smart Values extrahiert gängige Begriffe, Daten und Klauseltypen zur Überwachung großer Vertragssätze ohne manuelle Kennzeichnung.
• Besondere Stärke: Leistungsstarke Such- und Analysefunktionen für die Post-Signatur-Phase, die es ermöglichen, Berichte für verschiedene Teams zu erstellen, ohne Dutzende von Dokumenten öffnen zu müssen.
• Ideal für: Interne Rechtsabteilungen, die eine detaillierte Analyse nach der Vertragsunterzeichnung benötigen.

5. ContractPodAi

ContractPodAi positioniert sich als breitere Rechtsplattform mit CLM im Zentrum, die die Erstellung, Überprüfung, Archivverwaltung und Berichterstattung an einem Ort abdeckt. Es wird oft von Teams evaluiert, die ein einziges System für juristische Operations-Workflows sowie Vertragslebenszyklus-Schritte suchen.

• KI-Funktionen: Leah, ein generativer KI-Rechtsassistent, unterstützt bei der Zusammenfassung und Überprüfung. Es verfügt auch über Klauselerkennungs- und Risikoanalysefunktionen sowie Dashboards zur Überwachung von Verpflichtungen nach der Unterzeichnung.
• Besondere Stärke: End-to-End-Automatisierung des gesamten Lebenszyklus, die eine schnelle Triage und die Erstellung von Kurzzusammenfassungen für Geschäftsinhaber ermöglicht, während die Rechtsabteilung die Verantwortung für endgültige Entscheidungen behält.
• Ideal für: Mittlere bis große Unternehmen, die eine All-in-One-Lösung für ihre Rechtsabteilung wünschen.

Auswahl des richtigen KI-gestützten CLM-Tools

Die Entscheidung für das passende KI-gestützte Vertragsmanagement-Tool hängt von verschiedenen Faktoren ab: dem Vertragsvolumen, den spezifischen Arbeitsabläufen, den Integrationsanforderungen und dem Zeitaufwand für die Beantwortung von Fragen nach der Vertragsunterzeichnung. KI im Vertragsmanagement zahlt sich aus, wenn sie Wiederholungen reduziert, ausgeführte Bedingungen durchsuchbar hält und die Verwaltung von Verlängerungen und Verpflichtungen im Unternehmen vereinfacht.

Unternehmen sollten bei der Auswahl folgende Aspekte berücksichtigen:

• Integration in bestehende Workflows: Wie gut lässt sich die Plattform in die aktuellen Prozesse integrieren?
• Skalierbarkeit und Wachstumspotenzial: Kann die Lösung mit dem Unternehmen wachsen und sich an neue Anforderungen anpassen?
• Gesamtkosten: Neben den Lizenzkosten sind auch Implementierungszeit, Schulungsaufwand und laufende Wartung zu berücksichtigen.
• Benutzerakzeptanz: Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine geringe Lernkurve sind entscheidend für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.

Fazit

Die Integration von KI in das Vertragsmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Effizienz erheblich zu steigern, Risiken zu minimieren und eine bessere Kontrolle über ihre vertraglichen Vereinbarungen zu erlangen. Die vorgestellten Tools demonstrieren die Bandbreite der verfügbaren Lösungen, die von spezialisierten Funktionen bis hin zu umfassenden End-to-End-Plattformen reichen. Durch eine sorgfältige Analyse der eigenen Bedürfnisse und eine fundierte Auswahl können Unternehmen die Vorteile der KI nutzen, um ihre Vertragsmanagementprozesse zukunftssicher zu gestalten und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

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